Assistant administratif pour l'unité de formation et de recherche Mécanique

ENSTA, établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, recherche et innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé.

L’école, présente sur deux campus, à Paris-Saclay et à Brest, est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France, elle a pour mission

•        la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, de cadres et docteurs pour les secteurs public et privé,

•        la recherche et l’innovation de haut niveau en relation étroite avec l’industrie des grands secteurs de souveraineté au sein de 6 unités de formation et de recherche (UFR).

L’ENSTA recrute un Assistant administratif ou une Assistante administrative (F/H) pour l’unité de formation et de recherche Mécanique en CDD de 3 mois.

Le/la titulaire du poste sera affecté au sein de l’Unité de Formation et de Recherche (UFR) Mécanique. L’UFR de Mécanique a pour mission d’assurer la formation en mécanique des élèves du cursus ingénieur d’ENSTA, des élèves de masters de l’Institut Polytechnique de Paris, et la formation par la recherche d’étudiants français et étrangers au niveau master et doctorat. L’Unité développe également des activités de recherche dans le domaine de la mécanique des matériaux et des structures, de la mécanique des fluides, des vibrations et de l’acoustique. Ces activités sont réalisées grâce à un important parc expérimental de haut niveau en mécanique des solides et des fluides, tant pour l’enseignement que la recherche. Sur le campus de Brest, l’UFR de Mécanique compte une cinquantaine d’enseignants chercheurs, une cinquantaine de doctorants/post-doctorants ainsi qu’une dizaine de personnels techniques (ingénieurs, techniciens). Les activités de recherche des membres de l’UFR de Mécanique du site de Brest sont menées au sein de l’Institut de Recherche Dupuy de Lôme (IRDL, CNRS UMR 6027, www.irdl.fr).

L’IRDL compte actuellement plus de 300 membres (100 enseignants-chercheurs, 140 doctorants, 45 personnels techniques et administratifs…), répartis sur différents sites en Bretagne et inscrit son action dans un écosystème riche autour des sciences et technologies marines et dispose de moyens expérimentaux et numériques importants. Le campus de Brest de l’UFR de Mécanique représente environ 40% de ces effectifs et l’UFR porte la direction adjointe du laboratoire.

Missions / Activités principales :

Sous l’autorité du directeur de l’UFR Mécanique sur le campus de Brest et en coordination avec la gestionnaire de l’UFR :

•  Saisir des bons de commandes dans le SI Finance ;

• Diffuser des informations aux différents interlocuteurs des équipes de recherche ;

• Assurer la gestion de l’Ecole Doctorale pour les doctorants de l’IRDL/ENSTA pendant les 3 années de doctorat : inscription en 1ère année sur plateforme spécifique, suivi durant la durée de la formation, organisation soutenance de thèse, dossier de soutenance et attestation de diplôme ;

• Travailler en étroite collaboration avec le Directeur Adjoint de l’Ecole Doctorale SPIN ainsi que la gestionnaire de l’Ecole Doctorale : indicateurs, enquête HCERES…

• Assurer la gestion administrative des doctorants de l’ED SPIN/IRDL sur le logiciel AURION (génération des fiches de scolarité, suivi sur les années de thèse).

Missions / Activités annexes :

• Accueil des visiteurs/stagiaires ;

• Participer à l’organisation des manifestations dont le laboratoire est à l’initiative ;

• Contribuer à toute activité du service en fonction des priorités retenues.

• Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs.

• Contribuer à la démarche RSE de l’Ecole dans le cadre de ses missions et de ses activités.

Niveau de diplôme et formations

Bac à bac +2 avec expérience analogue

 Emploi

Postes ouverts aux candidats :

Agent contractuel de catégorie C+/B

Durée d’affectation souhaitée : CDD de 3 mois (des opportunités d’évolution sur d’autres postes au sein de l’établissement, en fonctions des besoins et des compétences démontrées seront possibles).

Date de prise de fonctions prévue : 12/03/2026

Lieu de travail :

ENSTA Campus de Brest : 2 rue François Verny 29806 Brest Cedex 9

« Le site est accessible en voiture (parking pour le personnel) ou en transports en commun. L’Ecole étant engagée dans une démarche RSE (DD-RS et employeur pro-vélo), elle encourage aux mobilités douces par la mise en place de dispositif d’aide financière (FMD) et des infrastructures adaptées aux cyclistes ».

Poste à temps complet (25 jours de congés annuels, 23 RTT annuels)

Avantages :

•        Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)

•        Forfait mobilité durable (jusqu’à 300€/an)

•        Possibilité de télétravail (après accord du manager et dépôt d’une demande)

•        Subvention employeur au restaurant administratif

•        Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion

•        Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

Aménagement du poste de travail et recrutement inclusif :

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

ENSTA s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement.

Connaissances :

• Connaissance générale des techniques de secrétariat ;

• Connaissances sur l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche ;

• Rédaction administrative ;

• Principes de base en gestion budgétaire (une connaissance du logiciel PEP est un plus);

• Bon niveau d’anglais.

Savoir-faire :

• Savoir planifier son temps et s’organiser ;

• Savoir rechercher l’information ;

• Utilisation des outils bureautique (Word, Excel,) et des systèmes d’information métier

Savoir être :

• Qualités relationnelles

• Sens du travail en équipe

• Sens de l’initiative