Assistant de direction

Contexte :

ENSTA, établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, de recherche et d’innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé.

L’école, présente sur deux campus, à Paris-Saclay et à Brest, est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France, elle a pour mission :

• la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, de cadres et docteurs pour les secteurs public et privé,

• la recherche et l’innovation de haut niveau en relation étroite avec l’industrie des grands secteurs de souveraineté au sein de 6 unités de formation et de recherche (UFR).

Au sein d’ENSTA, la direction de la formation et de la recherche (DFR) est chargée de diriger et de coordonner les activités d’enseignement et de recherche au sein de l’Ecole.

Missions / Activités principales :

Placé(e) sous l’autorité du directeur de la formation et de la recherche, le/la titulaire du poste est chargé(e) :

d’assister le directeur de la formation et de la recherche et ses adjoints dans l’organisation quotidienne de leur travail, de les assister dans la gestion de dossiers et d’assurer une interface à l’interne et l’externe. Ceci conduit notamment à assurer:

• l’accueil physique et téléphonique

• le traitement et le suivi du courrier (physique et électronique)

• l’organisation, la préparation et le suivi des réunions et la rédaction de comptes-rendus de réunions

• l’organisation des conseils de la formation et de la recherche dans le cadre bi-campus, et en rédiger les comptes-rendus

• la mise en forme et la rédaction des documents

• l’élaboration et le suivi des tableaux de synthèse (budgets, plannings, congés, etc)

• la prise en charge en charge des dossiers spécifiques

• la gestion budgétaire du périmètre « Direction de la Recherche et de l’Innovation »

• venir en soutien des gestionnaires de budget rattachés à la DFR

• gestion des ordres de missions et des déplacements des étudiants

Missions / Activités annexe :

• contribuer à toute activité de la DFR en fonction des priorités retenues

• contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs

• contribuer à la démarche RSE de l’École dans le cadre de ses missions et de ses activités

Poste ouvert aux candidats :

• Fonctionnaire de catégorie B

• Agent contractuel (emploi pérenne, CDD de 1 à 3 ans renouvelable, CDIsation possible après 2 ans de CDD)

Durée d’affectation souhaitée : 3 à 5 ans

Date de prise de fonctions prévue : dès que possible

Rémunération :

• Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire, IFSE, CIA)

• Contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

Lieu de travail : Poste localisé sur le campus de Paris-Saclay

ENSTA Campus Paris-Saclay, 828 boulevard des Maréchaux 91120 Palaiseau

Poste à temps complet sur la base d’une durée hebdomadaire de 39h (25 jours de congés annuels, 23 RTT annuels)

Le site est accessible en voiture (parking pour le personnel) ou en transports en commun. L’établissement étant engagé dans une démarche RSE (DD-RS et employeur pro-vélo), il encourage aux mobilités douces par la mise en place de dispositif d’aide financière (Forfait mobilités durables jusqu’à 300€/an) et des infrastructures adaptées aux cyclistes.

Autres avantages :

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)

• Possibilité de télétravail (après la validation de la période d’essai et après accord du manager et dépôt d’une demande)

• Subvention employeur sous conditions de ressources au restaurant inter-administratif et/ou à la cafétéria de l’établissement

• Comité d’action sociale et association des personnels, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion,

• Mutuelle santé (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

Aménagement du poste de travail et recrutement inclusif :

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

ENSTA s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement.

ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l’école travaillent également en collaboration dans le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

ENSTA résulte de la fusion le 1er janvier 2025 d’ENSTA Paris et d’ENSTA Bretagne. Son siège est situé à Palaiseau (91), sur le campus de Paris-Saclay et elle a un autre campus à Brest. Elle met en place une nouvelle formation d’ingénieur unifiée sur les deux campus (Paris-Saclay et Brest) à la rentrée académique 2026/2027.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Connaissances :

• connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche

• organisation administrative et correspondance administrative

• expression écrite et orale en français

• expression écrite et orale en anglais

Savoir-faire :

• utilisation des logiciels bureautiques courants

• recueillir, traiter et transmettre des informations

• savoir anticiper, planifier les actions

Savoir être :

• sens de l’organisation, méthode, réactivité, polyvalence

• capacité d’écoute, esprit d’analyse et de synthèse

• qualités relationnelles, discrétion, sens de la confidentialité