Gestionnaire administratif du bureau de sécurité

ENSTA Paris recrute un/une Gestionnaire administratif du  bureau de sécurité (F/H) dans le cadre d’un remplacement de congé maternité
Contexte :

L’Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris), est une école d’ingénieurs pluridisciplinaire qui propose une formation d’excellence. L’école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France et représentée à l’International. Elle fait partie de l'Institut Polytechnique de Paris, qui réunit cinq Écoles sur le plateau de Saclay (Palaiseau).

Constituée sur la forme d’un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) Grand Etablissement, doté de l’autonomie administrative et financière, l’école gère une population d’environ 250 agents (fonctionnaires titulaires ou détachés, agents contractuels de droit public) et 700 vacataires enseignants.

Sous tutelle du ministère des Armées, notre école réunit des chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : éclairer, inventer et former à une ingénierie fondée sur l’excellence scientifique et technique augmentée par le numérique, pour accompagner les transformations des grands secteurs stratégiques, à la croisée des enjeux de souveraineté et des attentes fondamentales de la société.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle

Au sein d’ENSTA Paris et rattaché à la direction de l’Ecole, le Bureau Sécurité (BS) est composé de 3 agents et assure toutes les missions de sûreté et sécurité Défense, de sécurité de site, d’accueil, de sécurité incendie et d’assistance à personne sur deux sites distincts, le campus Ecole/gymnase/résidence et le centre de l’Yvette.

Les activités placées sous la responsabilité du BS sont, entre autres, la gestion des autorisations d’accès au sein des différents bâtiments d’ENSTA Paris, la gestion des dossiers d’habilitations des personnels, la gestion des mesures de sécurité relatives aux informations sensibles et des dossiers relatifs aux zones à régime restrictif.

Le/La gestionnaire administratif du Bureau Sécurité est placé(e) sous l’autorité directe du responsable du bureau. Il/elle sera en charge de l’ensemble des missions ayant trait principalement à la gestion administrative et financière du bureau, la gestion administrative des demandes d’accès, la gestion des prestations externalisées d’accueil, de sureté, de sécurité de site et incendie.

Missions/Activités principales :

Le/La gestionnaire sécurité est en charge de :

Gérer administrativement, suivre et contrôler des prestations externalisées d’accueil/filtrage, de sécurité de site et sécurité incendie ;

• Gérer le processus administratif des demandes d’accès (badges, clés…) ;
• Gérer les aspects administratifs et financiers du Bureau Sécurité (devis, commandes, facturation).
• Contribuer aux missions de sécurité de site, protection des biens, sécurité incendie et assistance à personne ;

Accueillir le personnel, les étudiants et les visiteurs conformément aux règles internes et au plan Vigipirate, et lors de la mise en place de prestations de sécurité pour les évènements

Mission/Activités annexes :

Toutes actions et missions ponctuelles liées aux prérogatives confiées au bureau ;

Participer à la démarche qualité de l’établissement.

Connaissances :

Connaissance gestion administrative

• Connaissance financière (suivi financier, facturation, certification)
• Gestion des outils informatiques (word, excel)
• Connaissance « métiers » en matière de sécurité de site et d’accueil, incendie

Connaissance réglementaire (prévention, ERP, code du travail)

Savoir-faire :

Expression écrite et orale

• Gestion administrative
• Planification
• Anticipation

Force de proposition

Aptitudes :

Etre rigoureux et ordonné

• Dynamique
• Autonome

Qualité relationnelle

Soucieux du service et du client

BAC +2 minimum avec expérience significative sur un poste similaire

Agent contractuel de catégorie B ou C+

Durée d’affectation souhaitée : 7 mois

Date de prise de fonctions prévue : 01/01/2025