Gestionnaire de laboratoire de recherche

Contexte :

L’Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris), est une école d’ingénieurs pluridisciplinaire qui propose une formation d’excellence. L’école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France et représentée à l’International. Elle fait partie de l'Institut Polytechnique de Paris, qui réunit cinq Écoles sur le plateau de Saclay (Palaiseau).

Constituée sur la forme d’un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) Grand Etablissement, doté de l’autonomie administrative et financière, l’école gère une population d’environ 250 agents (fonctionnaires titulaires ou détachés, agents contractuels de droit public) et 700 vacataires enseignants.

Sous tutelle du ministère des Armées, notre école réunit des chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : éclairer, inventer et former à une ingénierie fondée sur l’excellence scientifique et technique augmentée par le numérique, pour accompagner les transformations des grands secteurs stratégiques, à la croisée des enjeux de souveraineté et des attentes fondamentales de la société.

Un projet de fusion entre ENSTA Paris et ENSTA Bretagne est en cours avec pour objectif de mettre en place une nouvelle formation d’ingénieur unifiée sur les deux campus (Palaiseau et Brest) à la rentrée académique 2026/2027. Ce projet va notamment impliquer un rapprochement des modes de fonctionnement, avec un déploiement de nouveaux SI métiers et une réorganisation progressive des services à moyen terme.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

La direction de la formation et de la recherche (DFR) est chargée de diriger et de coordonner les activités d’enseignement et de recherche au sein de l’Ecole. Les activités d’enseignement et de recherche sont réparties en six unités d’enseignement et de recherche (UER) qui mènent des recherches fondamentales et appliquées en relation étroite avec l’industrie.

Au sein de l’Unité d’Informatique et d’Ingénierie de Systèmes (U2IS) et sous la responsabilité hiérarchique du directeur d’unité, le/la titulaire du poste assure la gestion administrative, matérielle et financière de l’Unité d’Informatique et d’Ingénieurie des Systèmes (U2IS) et joue un rôle d’interface entre le service et ses différents interlocuteurs et partenaires.

Missions principales :

Le/la titulaire du poste est chargé/e des missions suivantes :

• Accueillir des personnels permanents et temporaires : doctorants, post-doctorants, enseignants-chercheurs, chercheurs invités français et internationaux (dossiers RH) et assurer un support administratif

• Organiser les déplacements des enseignants-chercheurs

• Assister la Direction du laboratoire (affaires générales, organisation de réunion, gestion d’agenda, mise en forme de documents) et rédiger les comptes-rendus de conseil de laboratoire

• Assurer la gestion financière et comptable (demande d’achat, bon de commande, bon de livraison, …), contact avec les fournisseurs

• Assurer le suivi budgétaire des contrats de recherche en lien étroit avec les services internes d’ENSTA Paris (DAF, DRH, DRIPE)

• Prendre en charge les moyens matériels du laboratoire

Activités annexes :

• Participer à l’ensemble des activités et aux projets de la division des Ressources Humaines

• Participer à la démarche qualité et à la démarche RSE de l’établissement

Niveau de formation et/ou expérience requis

Bac +2 minimum avec expérience analogue

Fonctionnaire de catégorie B ou C+

Agent contractuel (emploi pérenne ; CDD de 1 à 2 ans renouvelable) CDI possible après 2 ans de CDD

Durée d’affectation souhaitée : entre 3 et 5 ans

Date de prise de fonctions prévue : 1^er décembre 2024

Connaissances :

• Connaissance générale des techniques de secrétariat
• Connaissances sur l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Rédaction administrative
• Principes de base en gestion budgétaire et en gestion des ressources humaines
• Bon niveau d’anglais

Savoir-faire:

• Savoir planifier son temps et s’organiser
• Savoir rechercher l’information
• Utilisation des outils bureautique (Word, Excel,…) et des systèmes d’information métier

Aptitudes:

• Qualités relationnelles
• Sens du travail en équipe
• Sens de l’initiative