Gestionnaire de scolarité des étudiants en master et PhD track

L’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris) est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui regroupe six Grandes Écoles d’ingénieurs d’excellence : l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, l’ENPC, Télécom Paris et Télécom SudParis. Au sein de l’IP Paris, ces six écoles, rassemblées sur le même campus, se placent dans une approche internationale de l’enseignement supérieur et de la recherche et conjuguent leurs forces pour gagner en impact et en visibilité. L’IP Paris délivre ainsi les diplômes de master et de doctorat.

Au sein de l’IP Paris, la Graduate School met en œuvre et administre les programmes de master, de doctorat et de PhD Tracks de l’IP Paris. La Graduate School est composée de : l’Ecole Doctorale IP Paris, co-accréditée avec HEC Paris, l’EDMH, co-accréditée avec l’Université Paris-Saclay, la direction des formations de master et une direction administrative. La direction administrative de la Graduate School est chargée de l’organisation et la gestion des masters, du doctorat, des PhD tracks et des HDR.

La direction administrative de la Graduate School est constituée du pôle master et PhD Track et du pôle Doctorat et HDR.

Le-la titulaire du poste a pour missions principales :

Au sein du pôle master de la direction administrative de la Graduate School, le-la titulaire du poste assure la gestion administrative des étudiants en master et PhD track, gestion des candidatures, des admissions, des inscriptions et de la diplomation.

Activités principales :

• Gérer les candidatures et les inscriptions administratives des étudiants en master et PhD track : contrôler et valider les dossiers dans l’outil de gestion de scolarité, assurer l'interface avec les candidats admis, répondre à leurs demandes d'information et traiter administrativement les dossiers.

Activités complémentaires :

• Participer au contrôle des dossiers de candidatures en lien avec les équipes pédagogiques

• Accueil et suivi administratif des étudiants

• Gérer les éditions et suivi de documents administratifs

• Suivi des étudiants boursiers, notifications, rédaction des lettres d’offre et des contrats de financement, échanges avec le service financier et la direction générale

• Participer à l’organisation d’événements (selon besoin du service)

• Gérer les boîtes mails génériques : réponses aux étudiants et candidats

• Produire des statistiques concernant les étudiants en master et PhD track

• Toute autre demande émanant de la coordinatrice master, de la directrice administrative et du directeur de la Graduate School

Accueil et contact avec tous types de publics.

Ce poste exige une capacité à gérer les situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail et une grande disponibilité pendant ces dernières.

Titulaire d’un diplôme niveau au moins Bac+3.

Fonctionnaire de catégorie B ou agent contractuel de même niveau.

Profil d’un très bon relationnel, réactif, dynamique, ayant le sens du service. Une expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et à l’international est un plus.

La maîtrise de l’anglais professionnel (écrit et oral) est un impératif (au moins 50% du poste est en anglais, de nombreux interlocuteurs sont non-francophones).

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

• Expérience professionnelle dans l’enseignement supérieur

• Compétences organisationnelles avancées, capacité à gérer des tâches multiples

• Savoir être rigoureux, méthodique, efficace et disponible

• Savoir gérer le stress dans les périodes d’activité intense 

• Faire preuve d’un bon sens relationnel et du sens de la confidentialité

• Etre à l’aise dans l’apprentissage de nouveaux outils SI

• Maîtrise des langues anglaise et française (lu, écrit, parlé)

• Savoir recueillir, traiter et remonter les informations

• Savoir détecter des besoins ou des points bloquants et alerter

• Savoir travailler en équipe