Gestionnaire des dossiers administratifs des élèves

Contexte :

ENSTA, établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, de recherche et d’innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé.

L’école, présente sur deux campus, à Paris-Saclay et à Brest, est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France, elle a pour mission :

• la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, de cadres et docteurs pour les secteurs public et privé,

• la recherche et l’innovation de haut niveau en relation étroite avec l’industrie des grands secteurs de souveraineté au sein de 6 unités de formation et de recherche (UFR).

Au sein de la Direction de la formation, le pôle « admissions, scolarité, stages », assure le cadre administratif de gestion des élèves dans leurs parcours de formation. Il agit en fonction support des directeurs de programme.

Le/la titulaire du poste est affecté(e) au sein de la Direction de la Formation, sur le site de Brest, et est rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice du pôle « admissions, scolarité, stages ».

Dans ce cadre, l’ENSTA recrute, pour son campus de Brest, un/une gestionnaire administratif qui assurera le suivi des dossiers élèves, en particulier des élèves militaires sous statut d’IETA (Ingénieur des études et techniques de l’armement)

Missions / Activités principales :

Le titulaire du poste est chargé(e) du suivi administratif des élèves civils :

• Elaboration et la diffusion des certificats de scolarité et autres documents de scolarité (certificat d'inscription ...)

• Suivi d’attestation CVEC

• Suivi des bourses étudiantes, en lien avec le CROUS, en qualité de correspondant(e) bourses.

• Gestion des cartes étudiantes,

• Gestion des demandes de financements par la formation continue,

• Gestion des déplacements et répartition des étudiants pour les actions de promotion de l’offre de formation,

• Participation aux activités du pôle

Sous l'autorité fonctionnelle du Directeur des études IETA et de l'Adjointe Officiers des corps de l'armement, le/la titulaire du poste assure la gestion administrative des élèves sous statut IETA (Ingénieur des études et techniques de l’armement) :

• Assurer la gestion administrative et le suivi individuel des élèves militaires : dossiers, solde, cartes militaires, suivi médical, permissions, affectations, arrêts de travail, accidents, décorations, etc ;

• Assurer la liaison avec le service médical de la base navale de Brest ;

• Assurer la gestion et le suivi des habilitations des étudiants civils et des personnels du campus de Brest ;

• Veiller au respect des procédures, à la confidentialité et à la tenue à jour des dossiers.

Activités annexes :

• Elaborer des tableaux de bords pour les enquêtes, statistiques et bilans

• Actualisation des dossiers élèves dans le SI de scolarité.

• Participer à la démarche Qualité de l’établissement ;

• Contribuer à la démarche RSE dans le cadre de ses missions et de ses activités au sein de l’Ecole.

Niveau de diplôme et formations :

Bac à Bac+2 en gestion administrative, gestion des ressources humaines ou dans un domaine équivalent, avec une expérience professionnelle similaire. Une expérience dans des environnements liés à l'enseignement supérieur et/au ministère des armées serait un plus.

 Emploi :

Poste ouvert aux candidats :

• Fonctionnaire de catégorie C - RIFSEEP 1

• Agent contractuel de catégorie C (emploi pérenne ; CDD de 1 à 3 ans renouvelable) CDI possible après 2 ans de CDD

Ce poste nécessite une habilitation « SECRET »

Durée d’affectation souhaitée : 3 à 5 ans

Date de prise de fonctions prévue : 1er novembre 2026

Rémunération :

• Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire, IFSE, CIA)

• Contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

Lieu de travail :

ENSTA Campus de Brest,

« Le site est accessible en voiture (parking pour le personnel) ou en transports en commun. L’Ecole étant engagée dans une démarche RSE (DD-RS et employeur pro-vélo), elle encourage aux mobilités douces par la mise en place de dispositif d’aide financière (FMD) et des infrastructures adaptées aux cyclistes ».

Poste à temps complet (25 jours de congés annuels, 23 RTT annuels)

Avantages :

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)

• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300€/an)

• Possibilité de télétravail (après période d’essai et après accord du manager et dépôt d’une demande)

• Subvention employeur au restaurant administratif et/ou à la cafétéria de l’établissement

• Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion,

• Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

Aménagement du poste de travail et recrutement inclusif :

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

ENSTA s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement.

 Présentation de l’Ecole :

ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l’école travaillent également en collaboration dans le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

ENSTA résulte de la fusion le 1er janvier 2025 d’ENSTA Paris et d’ENSTA Bretagne. Son siège est situé à Palaiseau (91), sur le campus de Paris-Saclay et elle a un autre campus à Brest. Elle met en place une nouvelle formation d’ingénieur unifiée sur les deux campus (Paris-Saclay et Brest) à la rentrée académique 2026/2027.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Profil attendu :

Connaissances :

• Règles et méthodes de gestion administrative

• Expression écrite et orale en français et anglais

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur

• Organisation et fonctionnement de la DGA

Savoir-faire :

• Savoir appliquer les dispositions réglementaires

• Être à l’aise avec les systèmes d’information

• Être à l’aise avec les logiciels de bureautique

• Savoir analyser et synthétiser des informations

• Utiliser les techniques de rédaction administrative

• Savoir appliquer les règles, protocoles et procédures

• Savoir planifier son temps et s’organiser de manière méthodique

Savoir-être :

• Discrétion professionnelle

• Sens des relations humaines

• Curiosité

• Autonomie

• Travail en équipe

• Rigueur et organisation